Por: C.P. José Paz Martínez
Socio Director
JR & S Tecnología Integral, S.A. de C.V.
A partir de ahora es necesario contar con sistemas especializados (Software ERP) que permitan una transición simple de la Contabilidad de papel a la Contabilidad digital.
A partir de julio de 2015, todas las empresas o personas morales estaban obligadas a llevar los registros que integran la Contabilidad en medios electrónicos y a ingresar su información contable a través de la página de Internet del SAT y a la fecha muchas empresas no han cumplido, ya sea por desinformación, desidia, o por que no cuentan con asesoría y las herramientas necesarias. Para las personas físicas de cualquier régimen estas disposiciones aplicarán a partir de enero de 2016, sin embargo por un lado las autoridades no han difundido este hecho y por otro al contribuyente no le interesa estar informado, aunado a que también la mayoría de los contadores no están actualizados.
Una de las principales características de la Contabilidad tradicional era que podía ser llevada en múltiples formatos, siempre y cuando se tuviera un orden en el conjunto de papeles que los contribuyentes debían entregar. Existen empresas en México en donde aún se llevan controles directamente en papel y/o en hojas de cálculo, sin embargo, las nuevas disposiciones de Hacienda hacen imposible que se siga manteniendo de esta forma una Contabilidad. Los primeros pasos de esta nueva tendencia se dieron con la Factura Electrónica, a la que se sumaron posteriormente los comprobantes de Nómina Digitales. Esto puso los cimientos fundamentales para que los Contadores evitaran las montañas de papel y la pérdida de documentos que en ocasiones generaba multas a los contribuyentes. Con una administración digital, solo es cuestión de mantener los archivos en orden y respaldados para realizar las declaraciones de forma eficiente y teniendo el control de el origen y ubicación de nuestros comprobantes digitales.
¿Qué cambiará?
El catálogo de cuentas, la balanza de comprobación, y las pólizas contables serán documentos digitales nuevos, en formato XML. Esto hace ineficiente y obsoleto el proceso de llevar la Contabilidad en una hoja de cálculo estándar, como se hacía todavía en muchas oficinas. A partir de ahora es necesario contar con un Software Administrativo/Contable Especializado como MBA3 (en cualquiera de sus 3 versiones First, Avant o Enterprise Edition) que permita una transición simple de la Contabilidad de papel a la Contabilidad Electrónica, y que cumpla con la normatividad que la autoridad hacendaria exige, sin importar el tamaño, giro o complejidad de la empresa.